Sala de prensa, Mediaroom, Página de prensa, Sala de prensa corporativa, Centro de medios en línea, newsroom… hay más nombres para salas de prensa en línea de los que puedes imaginar.

Afortunadamente, la definición es clara: una sala de prensa en línea es el hogar de la cobertura mediática y las noticias de la empresa. Es el corazón público de tu marca, el lugar donde puedes controlar tu propia narrativa.

Cuando se hace bien, tu sala de prensa en línea facilita ridículamente que los periodistas encuentren noticias sobre tu empresa. Pueden descubrir lo que hace tu empresa y por qué en segundos. Lo que facilita mucho que escriban una historia sobre ti.

Una sala de prensa en línea a menudo se considera como una ‘mejor práctica’ en relaciones públicas por una razón bastante importante: aumenta dramáticamente tanto el volumen como la calidad de tu cobertura mediática.

Una sala de prensa en línea no va a dar muchos frutos si nadie puede encontrarla, no tiene información real o tiene una experiencia de usuario torpe. Cuando un periodista no puede encontrar lo que quiere rápidamente, es más probable que abandone una historia a favor de otra marca. Para que una sala de prensa en línea sea efectiva, necesita algunas características clave.

Aquí están esas características clave y por qué son tan útiles:

Una sala de prensa permite a los medios saber en qué está tu marca

Las secciones de noticias corporativas son donde informas a los periodistas sobre tus eventos, logros, actualizaciones de la empresa o cualquier otra cosa que estés haciendo. En última instancia, eres lo que haces, por lo que las noticias de tu empresa son una excelente manera de ayudar a otros a entender la historia o filosofía de tu marca.

«Si algo no es noticiable para una audiencia más amplia, no significa que no nos guste saberlo. A menudo es esencial para el contexto de otras historias. Sin embargo, la mayoría de las veces nos perdemos esos anuncios, ya que no sobreviven al ‘filtro de no noticias’ en nuestras bandejas de entrada. Sería mucho mejor publicar esas noticias en el archivo de noticias en tu sitio web para que podamos usarlas como información contextual para una historia más grande.»

Remy Ludo Gieling, Periodista y Editor en Jefe en Sprout y MT

Al igual que con cada componente en tu sala de prensa, diséñalo con el periodista en mente. Mientras que algunos periodistas pueden estar interesados en noticias financieras, otros podrían estar más interesados en noticias relacionadas con productos o eventos. Al segmentar tus noticias en tu sala de prensa, puedes atender específicamente a cada uno de estos periodistas. Todo lo que tienen que hacer es navegar a la categoría correcta.

Una sala de prensa proporciona todo lo que un periodista podría necesitar para contar una buena historia

En las relaciones públicas, como en todas las cosas, es bueno cubrir todas las bases. Un Kit de Prensa combina todos los elementos de un producto o historia en un paquete ordenado y digerible. Puede incluir logotipos, PDFs, documentos, informes o cualquier otro recurso que dé vida a una campaña.

El storytelling digital es cada vez más visual, por lo que los Bancos de Imágenes de alta calidad y fácilmente accesibles son especialmente importantes. Al proporcionar cada recurso que un periodista podría necesitar o querer, haces que sea imposible para ellos no escribir sobre ti.

Una sala de prensa te pone en contacto con las personas adecuadas

Probablemente habrás tenido la experiencia de que una pregunta de servicio al cliente llegue accidentalmente a tu bandeja de entrada. Información de Contacto Clara asegura que las personas se conecten inmediatamente con las personas adecuadas, ya sean periodistas, influencers o inversores, para que no tengas que decirle a la gente que reinicie su computadora.

Tu sala de prensa en línea es un entorno obvio y dedicado para tus relaciones con los medios. Con señalización clara, tu equipo central y los visitantes pierden mucho menos tiempo, por lo que es más fácil cubrirte.

«Lo más importante son los enlaces claros a los detalles de contacto y a los portavoces. Me gusta comunicarme por teléfono y LinkedIn, algunos de mis colegas prefieren el correo electrónico. Una sala de prensa sin detalles de contacto sería una gran falta.»

Remy Ludo Gieling, Periodista y Editor en Jefe en Sprout y MT

Una sala de prensa permite a los periodistas saber quién eres y qué representas

Una sección Acerca De fuerte da contexto a una narrativa de marca. Es cómo una empresa explica el valor único que aporta al mercado y cómo su cobertura se ajusta a una historia más amplia de la empresa (y la industria).

Marcas como VanMoof tienen una gran sección Acerca De, con mucha personalidad: compartiendo su historia de creación por dos hermanos holandeses, algunos hitos importantes, su misión, apoyada con una fotografía hermosa.

Una sala de prensa muestra a los medios lo que la gente dice sobre ti

Tu sección de Recortes captura la historia de tu cobertura mediática y el movimiento que has creado. Los visitantes pueden ver claramente cómo se ven las conversaciones sobre ti, y con logotipos claros de publicaciones respetables que te han cubierto, tienes esa prueba social que es fundamental para la reputación de la marca. Además, en una entrevista con un periodista holandés que hicimos hace un tiempo, aprendimos que los periodistas a menudo utilizan coberturas anteriores como fuente de información y citas.

Estos testimonios o ángulos de historia también pueden ser un gran contenido inspirador para futuras historias.

Una sala de prensa ofrece a los periodistas la oportunidad de suscribirse a tus noticias

Los contactos de los medios que ya están interesados tienen la oportunidad de suscribirse a futuras noticias directamente desde una página de prensa o una sala de prensa en línea. Esta es una forma brillante de construir contactos que están genuinamente comprometidos y puede ser una forma poderosa de comenzar una relación.

Una sala de prensa ayuda a los periodistas a encontrar información clave rápidamente

Al incluir una funcionalidad de búsqueda fuerte en tu sala de prensa, haces que las noticias y la información de tu empresa lleguen a los visitantes y entusiastas un poco más rápido. Asegúrate de incluir todo tu contenido en la búsqueda de tu sala de prensa: logotipos, kits de medios, titulares de prensa: estas búsquedas de sitio completo pueden ser particularmente útiles para grandes centros de medios o periodistas con poco tiempo.

WeTransfer ha extendido su colorido branding a su sala de prensa. Todo el sitio es fácil de navegar, lo que facilita a los periodistas encontrar la historia o los recursos que necesitan en segundos. La clara sección «Acerca de» proporciona un contexto adicional sobre la identidad de la marca y los productos que posee la empresa. Curiosamente, siendo WeTransfer una empresa enfocada en el diseño, han creado una sección separada para mostrar sus premios. La sala de prensa está configurada de manera independiente del resto del sitio web de WeTransfer, dedicada completamente a sus contactos de medios.

Centro de medios de Titleist

Titleist es un buen ejemplo de lo que las empresas con productos físicos pueden hacer con sus salas de prensa en línea, convirtiéndolas en un centro de medios completamente integral. La búsqueda avanzada dentro del centro de medios facilita encontrar lo que buscas en segundos, a pesar del tamaño.

Sala de prensa de Dolby

En la sala de prensa de Dolby, encontrarás noticias corporativas sobre todos los productos de Dolby. Para mantener una visión clara y dar a los periodistas una visión general de las noticias específicas de productos, todos los artículos están segmentados en diferentes categorías. También hay mucha información para inversores, analistas y otros interesados, con enlaces a recursos para inversores, liderazgo ejecutivo y datos corporativos.

¿Cómo construir una buena sala de prensa?

Esencialmente, las mejores salas de prensa se construyen en colaboración con tus contactos de medios, no solo con la entrada de tu equipo de marketing o comunicaciones. ¿Qué quieren aprender los periodistas de nuestra sala de prensa? ¿Cómo podemos apoyarlos mejor de lo que lo hacemos actualmente? ¿Qué pasa después de que los periodistas reciben un comunicado de prensa? ¿Alguna vez has preguntado a tus contactos de medios qué piensan de tu sala de prensa? ¿O cómo les gusta la forma en que actualmente les proporcionas noticias?

En última instancia, es tu equipo quien utilizará una sala de prensa todos los días. Una buena solución de sala de prensa sabe que te inundas de solicitudes de medios, que necesitas poder actualizar tus campañas sobre la marcha, y que constantemente estás manejando personas de diferentes equipos y empresas.

El software orientado a la empresa que impulsa las salas de prensa en línea ahora se está volviendo más sofisticado, incluyendo desde sistemas de gestión de contenido, hasta CRMs y herramientas de flujo de trabajo para organizar tus listas de contactos e historial de lanzamientos, hasta servicios de monitoreo de medios. Cada empresa tendrá su propio enfoque único de una sala de prensa en línea, pero al poner todo en un solo lugar, ahorras una tonelada de tiempo.

La parte orientada al público de las salas de prensa en línea está diseñada pensando en los periodistas. Un periodista, como tú, es un consumidor de contenido y, no sorprendentemente, quiere una experiencia de ‘baja fricción’ donde las cosas se vean bien y sean fáciles de encontrar. Puede parecer obvio, pero si quieres que los medios te tomen en serio, debes tomarlos a ellos, y a su tiempo, en serio también.

¿Por qué son importantes las salas de prensa en línea?

A medida que los medios de comunicación transicionan de los medios de noticias tradicionales a la esfera digital, las salas de prensa en línea son cada vez más importantes para mantener tu marca en la conversación. La duda está en si los comunicados de prensa se están volviendo obsoletos, pero ya sea que envíes un correo electrónico a alguien o les envíes un DM en LinkedIn, siempre serán dirigidos de vuelta a una sala de prensa. Esto te mantiene profesional y consistente y crea espacio para nuevos modos de alcance.

El PR también es una industria en transición, adoptando gradualmente actividades mediáticas complementarias como el periodismo de marca, el liderazgo de pensamiento y el marketing de contenido. Una sala de prensa en línea une todo esto en un solo lugar central y te da una voz fuerte, para que puedas sobrellevar estos cambios.

Aquí hay algunas formas clave en las que las salas de prensa en línea ayudan a tu marca:

  1. Apoya el PR ‘Outbound’ El proceso de presentar tus noticias a los medios se mejora con una sala de prensa en línea, ya que mantiene las cosas consistentes y de alta calidad. Los enlaces incluidos en las presentaciones dirigen a los medios al mismo lugar, sin importar quién de tu equipo lo esté enviando, e incluyen toda la información de apoyo que no pondrías en un correo electrónico. Nadie quiere recibir una novela.
  2. Aumenta el PR ‘Inbound’ Las salas de prensa en línea tienen quizás el mayor impacto en el PR Inbound. Al proporcionar todo lo que un periodista necesitaría para crear una historia de manera independiente, haces que todo el escenario sea mucho más eficiente para ambos. Este método de PR de ‘autoservicio’ tiene un gran retorno de inversión: sientas las bases con ideas de historias y recursos, y los periodistas hacen el resto.
  3. Mejora el SEO Si alguien busca en Google ‘quién es el CEO’ de tu empresa, no quieres que encuentren una fotografía antigua de alguien con un bigote raro que trabajó para ti hace 10 años. Una buena sala de prensa en línea te ayuda a controlar las respuestas a las preguntas de la gente. También envía tráfico hacia ti en lugar de a tus competidores, mientras hace un gran trabajo al aumentar tu dominio.
  4. Aumenta la credibilidad de la marca Pasas mucho tiempo elaborando el pitch perfecto, pero cuando lo envías tienes una pequeña preocupación o arrepentimiento. Si parte de tus preocupaciones están relacionadas con la calidad, una buena sala de prensa en línea resolverá esto. Crea un espacio del que puedes sentirte orgulloso y tener confianza. No puedes enmendar un PDF, y no puedes corregir errores tipográficos en un correo electrónico que ya enviaste, pero puedes ajustar constantemente una sala de prensa. Esta alta calidad te hace más creíble y corta a través del desorden de mal PR.
  5. Hace felices a los periodistas Una buena sala de prensa en línea demuestra respeto por el tiempo de los periodistas, lo que hace que sea mucho más probable que te cubran como marca y que continúen trabajando contigo en el futuro. Las relaciones sólidas con los medios están en el corazón de cualquier estrategia de PR exitosa, por lo que la experiencia de un periodista no es algo que puedas ignorar.
  6. Ahorra tiempo a los equipos de PR A veces, el PR puede sentirse como el día de la marmota, donde recibes las mismas solicitudes de logotipos (¡o fotos de perfil! O detalles de contacto) una y otra y otra vez. Una sala de prensa en línea elimina todo ese desperdicio de tiempo, pero también es genial para los periodistas que están en un estado de ‘flujo’. Pueden encontrar rápidamente la información que necesitan en una sala de prensa en línea y continuar con su historia.Si estás trabajando entre agencias, países o equipos, tener todo en un solo lugar mantiene las cosas consistentes. Evita que las tareas sean realizadas por la persona equivocada o de la manera equivocada. Luego, puedes tomar esas cientos de horas colectivas que habrías desperdiciado en cadenas de correos electrónicos y ponerlas en algo más merecedor de tus talentos.
  7. Controla la narrativa Controlar tu narrativa es una parte integral de las comunicaciones de crisis y el PR en general. Ayuda con la seguridad de tu marca y mantiene la atención decreciente de los medios por más tiempo. Con una versión en vivo de tus noticias, puedes corregir cualquier error o agregar detalles sobre la marcha, a diferencia de un PDF donde puedes disfrutar de la falta de sueño por los errores que pudiste haber cometido en un correo electrónico. Si estás trabajando con múltiples personas, también garantiza que todos estén usando el material correcto, por lo que cualquiera puede abrirlo donde quiera que esté y siempre se verá genial.“Lo peor que puedes hacer es enviarnos un PDF. No son fáciles de previsualizar, es un fastidio descargarlos y no puedes usar ninguna imagen directamente desde los PDFs. Nuestro equipo prefiere correos electrónicos con el comunicado de prensa completo en el cuerpo del correo electrónico, y con enlaces al comunicado de prensa completo en tu sala de prensa. El enlace es importante para nosotros porque facilita compartirlo con colegas en Slack.”
    • Remy Ludo Gieling, Periodista y Editor en Jefe, Sprout y MT

¿Cómo construir una sala de prensa?

Las salas de prensa en línea pueden construirse internamente o comprarse como una solución lista para usar de una empresa especializada. La decisión es diferente para cada organización, dependiendo de su situación única y requisitos funcionales. Hemos escrito una guía sobre los pros y los contras de construir o comprar una solución de sala de prensa. Esperamos que sea útil.

Aquí, en www.yoypr.com, hemos creado cientos de salas de prensa para marcas fuertes en todo el mundo. No dudes en enviarnos un mensaje.

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