Usar un CRM para tus relaciones públicas equivale a una gestión de contactos de prensa más efectiva, lo que resulta en mejores relaciones con periodistas y medios de comunicación, y te ayuda a obtener una cobertura más amplia. Te contamos todo lo que debes saber.

 

¿Estás cansado de usar varias herramientas para tus relaciones públicas a la vez? ¿Sientes que pierdes mucho tiempo rastreando y actualizando tus contactos en hojas de cálculo, libretas de direcciones o plataformas de correo electrónico?

Las herramientas de CRM son uno de los mercados de software más grandes del mundo y se han adaptado a los departamentos de ventas, atención al cliente y marketing para gestionar estas interacciones. Sin embargo, apenas empiezan a ganar terreno en las relaciones públicas.

Si tienes dificultades para mantener tus contactos bien organizados y actualizados, te recomendamos empezar a usar un CRM de relaciones con los medios (también llamado PRM) para administrar tu cobertura.

 

Y, ¿qué es un PRM?

 

Un CRM de relaciones con los medios o PRM es una herramienta eficiente que cuenta con todos los registros (datos de contacto, interacciones pasadas, preferencias) de tus contactos de prensa perfectamente organizados y te ayuda a:

 

  • Mantener una amplia información de contacto con los medios de múltiples fuentes en un solo lugar.
  • Realizar un seguimiento de todos tus contactos e interacciones con los medios, sin la necesidad de cambiar entre herramientas para hacerlo manualmente.
  • Ahorrar mucho tiempo y construir relaciones duraderas con los periodistas, lo que a menudo resulta en cobertura mediática.

¿Por qué es importante para mi empresa?

Como profesional de relaciones públicas tienes mucho que ganar con estas herramientas:

 

  1. Puedes segmentar tus contactos, agregarles etiquetas relevantes y crear listas de medios específicas para presentar siempre a los periodistas correctos.
  2. 2. Siempre tienes a la mano información precisa, porque todos los registros y conversaciones se guardan y actualizan automáticamente.
  3. Sabes exactamente lo que ha estado haciendo tu equipo PR, así evitas lanzamientos dobles, comunicación inconsistente o relaciones arruinadas.
  4. Muchos PRM te ofrecen opciones para usar tus datos de manera más efectiva, como personalizar tus lanzamientos de correo electrónico.
    5. Puedes analizar los resultados de tu gestión de relaciones con los medios para tomar decisiones más informadas a largo plazo.

 

7 claves para gestionar tus contactos de manera correcta

 

Aunque el CRM te ofrece todas las herramientas necesarias, es tu responsabilidad organizar tus contactos para construir y fomentar relaciones estables con los medios.

  1. Sé minucioso con los datos que guardas: no tengas demasiada información, pero sí la suficiente para saber cómo dirigirte a cada contacto.
  2. Usa etiquetas: te permiten organizar los contactos por el lugar donde trabajan y los temas específicos que cubren, para presentar a las personas adecuadas.
  3. Revisa tus interacciones: ten en cuenta ritmos específicos. Si tus registros muestran que no te has comunicado con un contacto por un tiempo, hazlo para seguir actualizando esa relación.
  4. Segmenta tus contactos: antiguos y nuevos, para ser más eficiente al dirigirte a estos, escalar este proceso para múltiples clientes y mejorar tus resultados.
  5. Añade nuevos contactos meticulosamente: traza sus datos y cómo les gusta recibir el contenido para saber dónde encajan en tu lista de contactos.
  6. Sigue actualizando tus listas de medios: supervisa cualquier cambio que pueda ocurrir en los medios de comunicación a los que intentas llegar.
  7. No trates a tus contactos como un registro más: mira a estos contactos como personas que tienen un trabajo importante, no solo como puentes que pueden ayudarte a ayudar a tu cliente.

¿Cómo puedo elegir la mejor herramienta PRM?

Antes de comenzar a investigar diferentes herramientas CRM, pregúntate:

  • ¿Qué tan grande y organizada es tu lista de contactos?
  • ¿Qué otras actividades de relaciones públicas deseas optimizar con un PRM?
  • ¿Cuántas personas van a utilizar el software?
  • ¿Cuál es tu presupuesto?

Estas respuestas te ayudan a reducir tus opciones para elegir el mejor CRM de acuerdo con tus necesidades. Al tomar esta decisión, considera también:

Enfocarte en las características que realmente necesitas: no optes simplemente por las herramientas «todo en uno», elige un CRM de relaciones con los medios que se adapte a tus requisitos.

Aprovechar las pruebas gratuitas de los PRM preseleccionados: así puedes descubrir si se adaptan a tus necesidades antes de comprometerte.

Prestarle atención a la experiencia del usuario: como profesional seguro buscas facilidad de uso, porque este software debería ayudarte a ahorrar tiempo y energía, no dificultar tu trabajo. Elige un PRM intuitivo.

Consultar si hay algún entrenamiento incluido en el precio: una capacitación y soporte adecuados te permitirán aprovechar al máximo tu CRM a largo plazo.
Asegurarte de que facilite todos los esfuerzos de gestión de contactos de prensa como:

  • Administrar tus contactos en los medios.
  • Encontrar nuevas conexiones para agregar a tu lista de contactos.
  • Segmentar y organizar todos tus registros.
  • Crear listas de medios específicos.
  • Enviar propuestas de correo electrónico personalizadas.
  • Medir los resultados de tus lanzamientos.
  • Planificar seguimientos.

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