El deber ser de los departamentos de comunicaciones parte de una estrategia de comunicación y relacionamiento con los grupos de interés que participan de los procesos internos y externos de la organización, y que en algunos casos son los que le otorgan la licencia para operar.
Particularmente el relacionamiento es un articulador de las acciones planeadas para cada grupo de interés que tienen como objetivo gestionar a través de los lideres responsables de cada uno, los encuentros sistemáticos, el diálogo estructurado y su retroalimentación mediante encuestas, entrevistas, grupos focales, reuniones, talleres, comités, entre otros.
Son los lideres del área de comunicaciones los responsables de materializar el relacionamiento con periodistas e influencers, vistos como aquellos actores que tienen la capacidad para masificar los mensajes corporativos definidos y gestionados desde esta área, y además apoyar al fortalecimiento de la reputación de la compañía.
Comprendiendo esta dinámica, es clave mantener un relacionamiento con estos actores para visibilizar la imagen de la empresa. Quizás en esta parte del artículo te estés preguntando cómo llegar a ellos para convertirlos en tus aliados estratégicos.
Para empezar debes mapear los medios de comunicación que puedan ser de influencia para el desarrollo de tu estrategia, es probable que ya cuentes con una base de datos, si no es así, constrúyela y acércate a ellos a través de llamadas y comunicados de prensa que le informen cual es el Core de tu negocio. A esto es lo que llamo diálogo estructurado, el cual debes definir estratégicamente incluyendo los mensajes corporativos de la compañía.
¿Recuerdas que mencioné al comienzo encuentros sistemáticos? Coordina un desayuno o almuerzo en tu empresa, la operación de algunas compañías puede llevarse a cabo a las afueras de la ciudad, si es tu caso coordina también el transporte, es clave para lograr una buena convocatoria.
Planea para ese encuentro un diálogo estructurado y si es posible al final de este espacio entrégales material POP (promocional), podría ser un kit con una libreta y bolígrafo que contengan el logo de tu empresa; al final del día envíales un correo electrónico agradeciendo su asistencia e incluye a manera de comunicado de prensa, los mensajes que entregaste durante la reunión.
Los fam trips también son exitosos para acercarnos a este grupo de interés. Consiste en organizar una visita a las operaciones de tu empresa (fábrica – campo) para que conozcan parte de los procesos de producción. Si es una compañía que fabrica dulces, llevarlos a ver ese proceso, será un tema que quizás más adelante puedan usar como noticia.
Si trabajas en una compañía que siembra maíz, por ejemplo, invítalos a realizar un recorrido por los campos de siembra para que conozcan como se lleva a cabo ese proceso, podrías también mostrarles el proceso de cosecha, entre más conozcan de la empresa y de lo que hace, más elementos tendrán para generar noticias. Es muy importante que incluyas en este fam trip a personal de la organización que conozca del proceso y pueda contarles técnicamente como se lleva a cabo. En otro artículo te enseñaremos como llevar a cabo un fam trip exitoso.
Un relacionamiento no se basa en integrar gran cantidad de iniciativas o acciones, se basa en definir las más adecuadas según el perfil de tu grupo de interés y sobre todo planearlas de tal forma que cumplas a cabalidad el objetivo inicial. Con esto en mente lograrás mejorar esa relación y convertir a estos actores tan relevantes, en aliados estratégicos.
