Usar un CRM para tus relaciones públicas equivale a una gestión de contactos de prensa más efectiva, lo que resulta en mejores relaciones con periodistas y medios de comunicación, y te ayuda a obtener una cobertura más amplia. Te contamos todo lo que debes saber.
¿Estás cansado de usar varias herramientas para tus relaciones públicas a la vez? ¿Sientes que pierdes mucho tiempo rastreando y actualizando tus contactos en hojas de cálculo, libretas de direcciones o plataformas de correo electrónico?
Las herramientas de CRM son uno de los mercados de software más grandes del mundo y se han adaptado a los departamentos de ventas, atención al cliente y marketing para gestionar estas interacciones. Sin embargo, apenas empiezan a ganar terreno en las relaciones públicas.
Si tienes dificultades para mantener tus contactos bien organizados y actualizados, te recomendamos empezar a usar un CRM de relaciones con los medios (también llamado PRM) para administrar tu cobertura.
Y, ¿qué es un PRM?
Un CRM de relaciones con los medios o PRM es una herramienta eficiente que cuenta con todos los registros (datos de contacto, interacciones pasadas, preferencias) de tus contactos de prensa perfectamente organizados y te ayuda a:
- Mantener una amplia información de contacto con los medios de múltiples fuentes en un solo lugar.
- Realizar un seguimiento de todos tus contactos e interacciones con los medios, sin la necesidad de cambiar entre herramientas para hacerlo manualmente.
- Ahorrar mucho tiempo y construir relaciones duraderas con los periodistas, lo que a menudo resulta en cobertura mediática.
¿Por qué es importante para mi empresa?
Como profesional de relaciones públicas tienes mucho que ganar con estas herramientas:
- Puedes segmentar tus contactos, agregarles etiquetas relevantes y crear listas de medios específicas para presentar siempre a los periodistas correctos.
- Siempre tienes a la mano información precisa, porque todos los registros y conversaciones se guardan y actualizan automáticamente.
- Sabes exactamente lo que ha estado haciendo tu equipo PR, así evitas lanzamientos dobles, comunicación inconsistente o relaciones arruinadas.
- Muchos PRM te ofrecen opciones para usar tus datos de manera más efectiva, como personalizar tus lanzamientos de correo electrónico.
- Puedes analizar los resultados de tu gestión de relaciones con los medios para tomar decisiones más informadas a largo plazo.
7 claves para gestionar tus contactos de manera correcta
Aunque el CRM te ofrece todas las herramientas necesarias, es tu responsabilidad organizar tus contactos para construir y fomentar relaciones estables con los medios.
- Sé minucioso con los datos que guardas: no tengas demasiada información, pero sí la suficiente para saber cómo dirigirte a cada contacto.
- Usa etiquetas: te permiten organizar los contactos por el lugar donde trabajan y los temas específicos que cubren, para presentar a las personas adecuadas.
- Revisa tus interacciones: ten en cuenta ritmos específicos. Si tus registros muestran que no te has comunicado con un contacto por un tiempo, hazlo para seguir actualizando esa relación.
- Segmenta tus contactos: antiguos y nuevos, para ser más eficiente al dirigirte a estos, escalar este proceso para múltiples clientes y mejorar tus resultados.
- Añade nuevos contactos meticulosamente: traza sus datos y cómo les gusta recibir el contenido para saber dónde encajan en tu lista de contactos.
- Sigue actualizando tus listas de medios: supervisa cualquier cambio que pueda ocurrir en los medios de comunicación a los que intentas llegar.
- No trates a tus contactos como un registro más: mira a estos contactos como personas que tienen un trabajo importante, no solo como puentes que pueden ayudarte a ayudar a tu cliente.
¿Cómo puedo elegir la mejor herramienta PRM?
Antes de comenzar a investigar diferentes herramientas CRM, pregúntate:
- ¿Qué tan grande y organizada es tu lista de contactos?
- ¿Qué otras actividades de relaciones públicas deseas optimizar con un PRM?
- ¿Cuántas personas van a utilizar el software?
- ¿Cuál es tu presupuesto?
Estas respuestas te ayudan a reducir tus opciones para elegir el mejor CRM de acuerdo con tus necesidades. Al tomar esta decisión, considera también:
Enfocarte en las características que realmente necesitas: no optes simplemente por las herramientas “todo en uno”, elige un CRM de relaciones con los medios que se adapte a tus requisitos.
Aprovechar las pruebas gratuitas de los PRM preseleccionados: así puedes descubrir si se adaptan a tus necesidades antes de comprometerte.
Prestarle atención a la experiencia del usuario: como profesional seguro buscas facilidad de uso, porque este software debería ayudarte a ahorrar tiempo y energía, no dificultar tu trabajo. Elige un PRM intuitivo.
Consultar si hay algún entrenamiento incluido en el precio: una capacitación y soporte adecuados te permitirán aprovechar al máximo tu CRM a largo plazo.
Asegurarte de que facilite todos los esfuerzos de gestión de contactos de prensa como:
- Administrar tus contactos en los medios.
- Encontrar nuevas conexiones para agregar a tu lista de contactos.
- Segmentar y organizar todos tus registros.
- Crear listas de medios específicos.
- Enviar propuestas de correo electrónico personalizadas.
- Medir los resultados de tus lanzamientos.
- Planificar seguimientos.
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